Documentos digitalizados não substituem o papel

É possível substituir documentos em papel por documentos digitalizados? Essa é uma dúvida recorrente das empresas que querem reduzir os arquivos empoeirados e dispensar a papelada. A resposta é não: mesmo que a cópia virtual seja autenticada, a legislação brasileira exige que o original em papel seja mantido pelo tempo de vigência do documento.

Segundo a lei 12.682/2012, “os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente”. 

O dispositivo legal rege também o processo de digitalização, que “deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil”.

Deste modo, a empresa deve estar atenta à vigência do contrato. Existem alguns contratos relacionados a financiamentos com bancos ou contratação de produtos que possuem prazo de validade de cinco anos ou vigência vitalicia. Neste caso, os documentos não podem ser descartados nunca.

Mesmo assim, é recomendado investir em digitalização, porque os documentos digitalizados podem ser usado como cópia de segurança e facilita a busca e a gestão de processos.

Vantagens na Digitalização de Documentos

A digitalização de documentos apresenta inúmeras vantagens em comparação com os sistemas de arquivos convencionais. Conheça abaixo as principais:

Acessibilidade a diferentes usuários

Apenas um usuário pode manusear um documento em papel. A digitalização de documentos disponibiliza a imagem digital em ambientes de rede, simultaneamente a diferentes usuários.

Durabilidade

O papel sofre desgaste com o manuseio, pode ser extraviado ou até destruído equivocadamente. A digitalização de documentos permite que o original fique preservado (se isso for necessário). Arquivos digitais, se resguardados com backups, podem durar por toda uma vida.  

Rapidez na busca 

Documentos digitalizados são encontrados através de buscas por palavras-chave, categorias e pastas, propiciando maior rapidez a informação.  

 Economia de espaço

Uma sala, completamente, cheia de documentos pode pode se armazeá-los em um simples pen driver e carregar no bolso. A digitalização de documentos torna o ambiente de uma empresa mais limpo e eficiente. 

Ainda não chegamos ao ponto de nos livrarmos dos documentos impressos, mas com o avanço da tecnologia digital e a criptografia e certificação digital chegaremos lá. 

Esse post foi apenas um esclarecimento de uma dúvida de um aluno. 

Escrito por: Evaldo Pinheiro